賃貸物件の更新書類と家賃交渉について -賃貸 博士-

初歩的な質問で申し訳ないのですが、2点ほど質問をさせてください。

質問①です
　2年に1度の契約更新の度に書類に連帯保証人の実印を押印し印鑑証明の原本を添付するのは、一般的でしょうか。

　今まで深く考えずに更新の度に求められるまま提出をしてきましたが、知人からは「更新に印鑑証明なんて提出したことない」と言われてしまいました。私のケースがイレギュラーなのでしょうか。相談をすれば印鑑証明原本ではなく、コピーなどで対応していただけるものなのでしょうか。


質問②です。
　築30年のマンションに12年間住んでいます。年数的にも小さな痛み（電気スイッチのカバーが外れたり、戸棚が上手く閉まらない等）が出てきているため、今回初めて家賃交渉をしてみようかと思います。
大家さんは建物だけを所有して遠くに住んでいる方なので一度もお会いしたことがありません。家賃交渉で印象が悪くならないようにするには、

・「電話で交渉」か「お手紙で交渉」のどちらがいいか。
・どのような方向から「家賃交渉」の話にもっていくと失礼がないか

をご教授いただけたらと思います。


いきなり仲介不動産屋さんや大家さんに聞く勇気がないため、「世間一般の不動産屋さん」の見解をうかがいたく質問をさせていただきました。

長くなってしまいましたが、よろしくお願いいたします。